#
Voorbeeld uitwerking van case Insertion Inc. -
Een voorbeelduitwerking in de stijl van G.Morgan
HET GEBRUIKEN VAN METAFOREN OM DE ORGANISATIE TE LEZEN EN BEGRIJPEN
Deze diagnostische lezing illustreert diverse aspecten van de organisatie. Ze is niet diagnostisch in medische zin, omdat zij zou pogen de ziekte vast te stellen (of, in het geval van organisaties, de problemen) maar in de oude Griekse betekenis, omdat zij poogt de aard van de situatie te onderkennen. De beelden die de diverse metaforen oproepen zijn geïdealiseerde referentiepunten waarmee de situatie bij Insertion Inc. werd belicht. Iedere metafoor werpt een groot aantal vragen op over de aard van de organisatie. De antwoorden op deze vragen vormen de 'invulling' van de diagnostische lezing.
Om een gedeeltelijke opsomming te maken: de mechanistische metafoor is nuttig bij het ontdekken van opkomende bureaucratische kenmerken, zelfs al staat de organisatie ver van een officiële bureaucratie. De organische metafoor brengt ons tot een voorlopig oordeel over de juistheid van veranderingen van organisaties, rekening houdend met de aard van hun omgeving en de cruciale functies die zij moeten vervullen om te overleven. De holografische metafoor onderstreept het belang van organisatiekenmerken die belangrijk zijn om haar vitaliteit en vernieuwingsdrang te ondersteunen, ook al is de organisatie niet bewust geconstrueerd volgens holografische principes. De cultuurmetafoor benadrukt dat de belangrijkste waarden van de onderneming veranderen. De geestelijke gevangenis laat zien hoe ‘vrij’ de organisatie is en brengt ons bij de wijze waarop met angsten wordt omgegaan (verdringing etc.)
Bij Insertion Inc. zal in ieder geval punt van aandacht moeten zijn:
• De mate van bureaucratiseren
• de verhouding met de omgeving / kenmerken van de ‘klanten’
• het leren (idee van ‘cultuurdouche’ voor om- & bijscholing) en frisheid van de programma’s
• behoud van de cultuur / inzet John Palmer
• politiek die de veranderinig stuurt
• onbewuste drijfveren (o.a. van John Palmer) en krachten die de relaties binnen de organisatie vormgeven.
------
Iedere realistische benadering van organisatie-analyse moet uitgaan van de premisse dat organisaties tegelijkertijd verscheidene aspecten behelzen. Een mechanistische organisatie, die is ontworpen om specifieke doeleinden te bereiken kan tegelijkertijd zijn: een type organisatie dat alleen kan overleven in een bepaalde omgeving; een informatieverwerkend systeem dat is toegesneden op bepaalde vormen van wetenschap; een cultuur die gekenmerkt wordt door onderscheiden waarden, opvattingen en sociale gebruiken; een politiek stelsel waar mensen met hun ellebogen werken om hun eigen doeleinden te bevorderen; een arena waarin verschillende onderbewuste of ideologische gevechten plaatsvinden; een fenomeen of manifestatie van een dieper proces van sociale verandering; een instrument gebruikt door een groep mensen om anderen uit te buiten en te overheersen, enzovoort.
Alhoewel managers en organisatietheoretici vaak proberen voorbij te gaan aan de complexiteit ervan, in de veronderstelling dat organisaties uiteindelijk rationele verschijnselen zijn die in het licht van doelstellingen begrepen moeten worden, verhindert deze veronderstelling vaak een realistische analyse. Als men werkelijk een organisatie wil begrijpen is het veel verstandiger uit te gaan van de premisse dat organisaties complex, tweeslachtig en paradoxaal zijn.
Gelukkig verschaft de analyse met behulp van metaforen ons een effectief middel om met deze complexe materie om te gaan. Het laat ons immers zien hoe we tot een meer open denkproces kunnen komen zodat we dezelfde situatie op een kritische en intelligente wijze vanuit verschillende gezichtspunten kunnen lezen.
Om deze analysemethode in de praktijk te kunnen toepassen zijn er twee stappen noodzakelijk. De eerste (1) is een diagnostische lezing te maken van de situatie die moet worden onderzocht, door verscheidene metaforen te gebruiken om de belangrijkste aspecten van de situatie onder de loep te nemen of te accentueren. De tweede (2) stap is het maken van een kritische evaluatie van de betekenis van de diverse interpretaties die op deze manier aan het licht komen. Door deze twee stappen is het mogelijk de complexiteit van organisaties te onderzoeken, zowel op beschrijvende (descriptieve; voor analyse) als richting gevende (prescriptieve; adviserende) wijze.
_______________________________
Hoe moeten we dit praktijkvoorbeeld bekijken? Welke metaforen kunnen ons helpen om de beschreven ontwikkelingen te begrijpen?
Laten we beginnen met de machinemetafoor. In hoeverre lijkt Insertion Inc. op een machine? Hoe helpt deze metafoor ons de gang van zaken te verklaren? In de eerste jaren van Insertion Inc. is er praktisch geen sprake van een mechanistische organisatie. Maar de procedures en dagindeling hebben dat karakter duidelijk wel. Is zijn opvatting (John Palmer wordt het best getypeerd als controleur) van de noodzaak om 'te controleren' ingegeven door mechanistische principes? De procedures die worden gebruikt, maakten de organisatie zeker bureaucratischer, maar men bleef toch heel ver af van de extreme vormen van de bureaucratische organisatie zoals die werden beschreven door Henri Fayol of Max Weber, en er zal zeker weinig sprake geweest zijn van het scientific management van Frederick Taylor. Als we Insertion Inc. beschouwen in het licht van de mechanistische metafoor, moeten we daarom concluderen dat het een organisatie is die enigszins bureaucratisch is en in de toekomst misschien wat bureaucratischer wordt als de vraag naar een strakkere organisatie belangrijk wordt.
Als we Insertion Inc. zien binnen het kader van de organische metafoor, stuiten we op een aantal andere vragen. Wat is de aard van de omgeving van de organisatie? Welke zijn de cruciale functies die het vermogen tot overleven van de organisatie beînvloeden? Heeft de organisatie zich een plaats verworven binnen de omgeving? Kan zij die plaats voldoende verdedigen of moet zij een nieuwe plaats zien te veroveren? Heeft zij wel de juiste organisatie- en managementstijl om op de omgeving te reageren? Volgt zij de juiste strategie? Beantwoordt zij aan de behoeften en aspiraties van de werknemers? We kunnen een analyse uitvoeren volgens de contingentietheorie en het kader gebruiken dat staat in Figuur 3.7 (pag. 60) om de congruentie tussen gedetailleerde relaties te zoeken. We zouden dan tot de conclusie komen dat, aangezien Insertion Inc. opereert in een sterk ambtelijke omgeving (subsidies) met weinig toetredingsbarrieres, de voortschrijdende creativiteit en het vermogen om goede relaties met klanten te ontwikkelen een kritische succesfactor vormen. We zouden kunnen concluderen dat de losse organische structuur of de matrixstructuur die Insertion Inc. heeft, de juiste is, en dat toenemende bureaucratisering waarschijnlijk gevaarlijk is en de organisatie buiten haar omgeving zou kunnen plaatsen. Anderzijds is de positie van John Palmer erg bepalend en zou enige bureaucratisering om in geval van plotseling wegvallen de organisatie continuïteit te bieden.
Het analyseren van de organisatie als deel van een ecologisch systeem dat samenwerkende en concurrerende relaties bevat tussen soortgelijke of verschillende organisaties laat ons de diverse lijnen van de strategische ontwikkeling zien die voor de organisatie open blijven. Zo kunnen we denken aan uitzendbureaus die enigszins vergelijkbare diensten aanbieden.
Als we de metafoor van een holografisch brein gebruiken zien we hoe Insertion Inc. in zijn eerste jaren toevallig stuitte op de principes van een holografisch ontwerp. De vroegste manier van werken is een afspiegeling van het principe van redundante functies, de groepsgeest en de klantgerichte benadering (o.a. een klant die ook tijdelijk werknemer is ) die de organisatie in staat stelt om de benodigde bekwaamheden in te bouwen in de diverse onderdelen ( dertig full-time medewerkers). John geeft leiding aan de medewerkers, de bugettering en de programma’s.
Leren en ontwikkeling worden aangemoedigd ( Hij voert of ontvangt weinig telefoontjes, maar noemt voortdurend namen van mensen met wie zijn medewerkers contact moeten opnemen.), de organisatie is open en zelforganiserend (Elke werkdag begint met meer dan een uur lang koffie drinken in de gemeenschapsruimte, waar alle medewerkers bij elkaar komen om hun horoscoop door te nemen en een groot deel van de tijd met elkaar te kletsen: leren over zichzelf).
We kunnen concluderen dat bekendheid met de holografische metafoor John Palmer ertoe heeft gebracht deze principes toe te passen op een effectieve, efficiënte en creatieve manier van organiseren.
Indien we Insertion Inc. beschouwen vanuit de cultuurmetafoor krijgen we de indruk dat we hier een voorbeeld zien van de dynamiek van cultuurverandering. Insertion Inc. begint met een sterke bedrijfscultuur, die opgebouwd is op de inzichten en waarden van John Palmer. Er is een bedrijfsfilosofie van hard werken en open contacten. Als we nog iets dieper op de bedrijfscultuur ingaan, zullen we waarschijnlijk subtiele mechanismen ontdekken waarmee dit en andere aspecten van de cultuur worden geschapen, ondersteund en doorgegven aan nieuwelingen. Als er een bureaucratische filosofie wordt geïnstitutionaliseerd, wordt het oude élan zwakker, omdat het klimaat en de sfeer op het kantoor veranderen met de nieuwe structuur en de nieuwe manier van werken.
Vanuit het perspectief van de politieke metafoor kunnen we gemakkelijk tot de overtuiging komen dat we hier te maken hebben met een prima voorbeeld van organisatiepolitiek. De politieke geboorte van Insertion Inc. vindt plaats op het moment dat John Palmer een manier vindt om zijn energie te benutten. Hij laat anderen deelnemen aan de besluitvorming (“Zelfs bij de tientallen lopende projecten houdt John greep op alle belangrijke aangelegenheden, al lijkt hij veel over te laten aan de projectteams.”)
Daarnaast zal het verkrijgen van de benodigde subsidies ook ‘politiek denken’ en handelen vereisen. “Tot ieders verrassing (ook van John) ziet Insertion Inc, met haar permanente tijdelijkheid, kans jaar in jaar uit te groeien.” duidt er misschien op dat hij zich van deze eigenschap niet bijzonder bewust is.
Als we het voorbeeld bestuderen vanuit de metafoor van de geestelijke gevangenis zullen we kunnen kiezen voor het onderzoek naar de verborgen en onbewuste aspecten van de interpersoonlijke relaties binnen het bedrijf We vinden geen bewijs in het materiaal dat voorhanden is, maar als we de werkelijke situatie onderzoeken, zien we wel dat een onbewuste factor het verlangen van John Palmer stuurde naar duidelijke zeggenschap, of zijn verlangen de anderen zelfstandigheid te laten leren.
Of, als we de systemen bestuderen van de persoonlijke ideologie en opvatting die Insertion Inc. samenhoudt, kunnen we interessante voorbeelden vinden van valkuilen en dubbele bindingen ('double binds') die een grote invloed hebben op de organisatiedynamiek.
Vanuit het perspectief van flux en transformatie kunnen we een boeiend inzicht verkrijgen in de wetmatigheden van verandering die het lot van Insertion Inc. en haar omgeving bepalen. We kunnen de autopoietische kringlopen herkennen die het zelfbeeld van Insertion Inc. verbinden met haar begrip van en 'enactment' van de omgeving, En zien we in de wijze waarop John Palmer organiseert (de ontvouwde werkelijkheid) de impliciete doelstellingen die hem dit bedrijf lieten opzetten. Ook kunnen we de ideeën gebruiken over de wederzijdse causaliteit of de dialectische aard van verandering om de dynamiek te begrijpen die de organisatie en haar doelstellingen bepaalt.
Hier lijkt het voorbeeld dat werd geboden niet interessant genoeg om deze lijn van onderzoek te volgen.
Tenslotte kunnen we ons voorbeeld bekijken vanuit het gezichtspunt van de overheersingsmetafoor. Zoals gesteld, schijnt Insertion Inc. een samenhangend bedrijf te zijn. Het bedrijf bevindt zich nog lang niet in de tweespalt waar duidelijke grenzen zijn getrokken tussen blauwe en witte boorden en waar de organisatiepolitiek wordt geradicaliseerd. Hoewel de organisatie zich volgens de typering van overheersing van Max Weber beweegt in de richting van een bureaucratisch bestuur, schijnt zij nauwelijks aanleiding te geven tot uitbuiting. Als we de interne dynamiek nader bezien, kunnen we misschien tot de conclusie komen dat er op bepaalde personeelsleden meer toezicht wordt uitgeoefend of dat ze worden uitgebuit, maar er is hiervoor geen duidelijk bewijs in het ons bekende materiaal. Indien we echter de metafoor van de overheersing gebruiken om de rol van het bedrijf in de samenleving te bestuderen, kunnen we tot de conclusie komen dat ze wel degelijk een tegenkracht vormt binnen een groter systeem van overheersing. Het zou duidelijk kunnen worden dat John Palmer zijn persoonlijke drijfveren heeft weten te gebruiken om de sociale verantwoordelijkheid in het hedrijfsleven te verbeteren.
Als we de mate waarin de verschillende metaforen ons kunnen helpen de aard van de situatie te begrijpen, trachten te beoordelen, ontvouwt zich een diagnostische lezing. Hoe groter onze ervaring met dit diagnostisch proces is, des te meer neemt onze vaardigheid daarin toe. Als we meer vertrouwd raken met de beelden, en als we leren hoe een bepaald beeld leidt tot een manier van denken over het onderwerp van ons onderzoek, krijgen we daarin een natuurlijke vaardigheid. Het wordt dan zelfs een deel van onze intuitie waarmee we de aard van het organisatorisch bestaan beoordelen.
Het proces van kritische evaluatie vereist derhalve dat we met elkaar strijdige verklaringen onderzoeken en komen tot een oordeel dat voor iedere situatie geldt. We moeten niet proberen de feiten van de situatie aan te passen aan een bepaald theoretisch plan (zoals meestal het geval is bij de gebruikelijke organisatie-analyse); de hier ontwikkelde methode houdt rekening met de complexiteit van de situatie door de ene interpretatie tegen de andere uit te spelen en, zonodig, een keuze te maken. Alweer in tegenstelling tot veel traditionele benaderingen berust het proces niet op van het aantonen van afzonderlijke problemen en het vinden van een pasklare oplossing. Het
is eerder een open methode van onderzoek die er rekening mee houdt dat er probleemdefinities en oplossingen te voorschijn komen uit de lezingen waarop de analyse stoelt.